Comment organiser une fête en n’oubliant aucun détail ?

Qu’il s’agisse d’une fête d’anniversaire, d’une fête pour Halloween, pour le nouvel an, d’une pendaison de crémaillère, ou tout simplement d’une fête pour le plaisir de faire une fête, il y a certaines choses que vous ne devez pas oublier. Dans cet article, nous vous donnons les meilleurs conseils pour organiser une fête et ne rien oublier : organisation, décoration, ambiance, cadeau, boissons et en-cas… cette année, rien ne vous échappera ! On y va ?

L’organisation

Pour organiser une fête, commencez par définir la liste de vos invités. Puis fixez une date, décidez d’une heure et réservez un endroit… avant d’envoyer vos invitations.

Définir la liste des invités

Pour organiser une fête digne de ce nom, l’idéal est de n’oublier personne, et ce, dès la première vague d’invitation. Réfléchissez donc à votre liste plusieurs jours à l’avance, et écrivez les noms, sur votre téléphone ou sur un bout de papier, si c’est comme cela que vous fonctionnez.

A l’inverse, il s’agit de ne pas regretter les invitations lancées par compassion (la mamie qui a toujours un coup dans le nez, le copain qui s’endort sur sa chaise, le voisin qui laisse ses déchets devant votre porte, etc.). Si vous avez peur de manquer de monde, rappelez-vous qu’une fête en comité restreint, composé des meilleurs, sera toujours préférable à un grand capharnaüm, avec des gens que vous n’appréciez guère.

Fixer la date

Si vous voulez vous assurez que tout le monde vienne, choisissez bien sûr une date ne concordant avec aucun long weekend ou jour férié, durant lesquels vos amis font le pont et risquent de s’absenter. Evidemment, si c’est une fête d’anniversaire, d’Halloween ou du nouvel an… vous n’avez pas tellement le choix de la date ! Les autres devront s’adapter.

Choisir l’heure

S’agit-il d’un brunch pour les retrouvailles avec votre amie Julie, à l’étranger depuis deux ans ? Le goûter d’anniversaire de votre fils Matisse ? La super soirée surprise pour les 40 ans de votre maman ? Choisissez une heure en accord avec l’occasion.

Définir l’endroit

Organiser une fête implique aussi de choisir le lieu des festivités : faire la fête chez vous, dans un restaurant, dans un bar, louer un endroit pour l’occasion… ? Considérez la meilleure option en fonction du jour, de l’heure, et de votre liste d’invités. Il serait en effet dommage de voir son chez soi ravagé, pas vrai ?

Lancer les invitations

Aujourd’hui, l’on convie ses amis à une fête essentiellement via notre profil Facebook, en se servant de l’outil « organiser une fête / un événement ». Depuis ce jour, les cartons d’invitation ne sont plus réservés qu’aux mariages, ou bien sont distribués à la récré (eh oui, à 8 ans, on n’a pas de compte Facebook, quoi que…).

Cela ne vous manque pas ? Si ? Sachez qu’un carton d’invitation, même entièrement personnalisé avec vos couleurs, vos photos et vos textes sympathiques, coûte moins d’un euro (80 cents en moyenne). Faites le calcul : si vous avez 30 invités, ce petit plaisir que vous vous faites (et que vous leur faites) vous reviendra à moins de 25 euros. Qu’est-ce qu’on attend ? Rien ne vous empêche, d’ailleurs, de créer l’événement sur Facebook, ne serait-ce que pour chacun puisse visualiser la liste des invités.

Le timing d’envoi

Pour organiser une fête dans les règles, il est toujours préférable pour vos invités de recevoir la nouvelle au moins deux semaines à l’avance –le temps pour eux de s’organiser et de réserver la date. Pour cette raison, envoyez vos cartons d’invitation en prévoyant aussi les délais liés au transport postal. Avec trois semaines, vous serez large.

La décoration

Choisissez un thème si vous le souhaitez, puis achetez ou bien créez la décoration qui sied à l’occasion.

Choisir un thème

Est-ce obligatoire pour organiser une fête ? Non, bien sûr, choisir un thème n’est pas obligatoire. Tout dépendra des circonstances. S’il s’agit d’un repas de Noël entre amis, d’une soirée Halloween, nous craignons que vous n’ayez pas tellement le choix du thème de la soirée !

Si, en revanche, vous organisez une pendaison de crémaillère, une fête d’anniversaire ou célébrez une autre occasion spéciale, choisir un thème pour votre soirée suscite un engouement supplémentaire : lors d’une fête costumée, par exemple, les invités s’investissent dans la préparation de leurs costumes, et les conversations lors de la fête convergent naturellement vers ce sujet, installant une ambiance détendue et bon enfant. Alors, Grèce antique ou western, super héros ou mangas, cabaret ou années 80, quel thème aura votre préférence ?

Nota bene : n’oubliez pas de choisir votre thème bien en amont, et de le préciser sur le carton d’invitation !

Achetez ou créez votre décoration

Une fois votre thème choisi, il est temps de réfléchir sérieusement à la décoration qui en découle. Même avec des moyens modestes, il est facile de réaliser de super décorations pour organiser une fête, il suffit pour cela d’être créatif ! Quelques idées :

• Pour une soirée à thème: vous voulez immerger vos invités dans un thème en particulier, par exemple le thème cowboy ou le thème cabaret, mais vous ne trouvez pas de décoration appropriée ? Pourquoi ne pas commander un poster photo sur mesure sur mesure ? Choisissez un visuel de qualité en rapport avec le thème, puis faites-le imprimer sur un poster photo, en rajoutant du texte si vous le souhaitez. Budget : 35 euros pour un très grand poster 114 x 76 cm.

• Pour un anniversaire de mariage: le clou de la soirée, c’est le couple marié depuis des années, pas vrai ? Pourquoi ne pas commander une toile photo, représentant le couple heureux (à son mariage, mais pas forcément !) et l’accrocher à un point stratégique, dans la salle de fête ? Par exemple, au-dessus du buffet. Ce cadeau pourra ensuite être conservé par le couple. Budget : 85 euros pour une toile 80×80 cm.
• Pour une soirée de Noël : entre amis ou en famille, avant la date du 24 ou le soir même du réveillon, peut-être allez-vous organiser un petit diner de Noël pour vous réunir avec les gens qui vous sont chers et leur offrir un petit cadeau ? Si c’est le cas, avez-vous pensé aux accessoires Photobooth de Noël pour égayer votre soirée, et collecter de jolis souvenirs ?

Les indispensables pour organiser une fête

Côté décoration, pour peu que vous n’ayez choisi aucun thème en particulier, il existe tout de même des indispensables pour organiser une fête :

• une nappe ou des sets de table
• des assiettes, des couverts, des serviettes et des verres
• des flûtes à champagne si vous en servez
• éventuellement, des décorations de table et petites lumières ou bougies

A boire et à manger

Boissons et en-cas devront être mis à disposition dès le début de la soirée, pour que vos invités soient servis au plus vite. Un verre d’accueil est du meilleur effet.

Choisir les boissons

Quelle que soit le type de fête, différentes boissons seront à prévoir :

• Votre boisson de prédilection: pour organiser une fête, votre boisson de prédilection sera la bienvenue sur votre table. Saladier à punch, sangria, cocktail maison, boisson bleue (puisque c’est une soirée bleue…), épatez vos invités !
• Le nécessaire à cocktails: Si vous voulez faire une jolie impression pour organiser une fête, préparez le nécessaire à côté d’un shakeur et des glaçons, pour faire des cocktails du genre Mojito (rhum, citron, eau gazeuse, menthe et sucre) ou Martinis (dry gin, le vermout, du jus d’olives).
• Ne pas oublier les enfants: ne les cantonnez pas qu’aux boissons habituelles comme le Coca ou le Fanta. Préparez des menthes à l’eau, grenadine, boissons à bulles avec ou sans colorants, jus de fruits, etc.
• Ne pas oublier ceux qui ne boivent pas: par choix ou par obligation (Sam, votre copine enceinte de son premier), il y en aura forcément quelques-uns qui ne boiront pas d’alcool. Sachez que les Virgin Mojito et Virgin Bloody Mary sont excellents !

Préparer les en-cas

S’il est inutile de se mettre aux fourneaux trois jours à l’avance pour organiser une fête, il faut en revanche prévoir suffisamment de petites choses à grignoter pour satisfaire vos invités tout au long de la soirée. Le risque, si vous ne le faites pas, est de les voir partir plus tôt que prévu, à cause d’un petit creux ou d’une trop grande consommation de cocktails (qui n’aura pu être temporisée par les grignotages).

Le plus simple, pour organiser une fête, et à moins que vous n’organisiez un vrai dîner, c’est de mettre en place un buffet. Vous pouvez préparer les en-cas vous-mêmes (toasts, gâteaux, etc.) ou, si vous ne souhaitez pas y passer trop de temps, vous contenter de les acheter : chips, biscuits apéritifs, olives, cubes de fromage, bâtonnets de carotte et concombre à tremper dans du fromage blanc feront l’affaire ! Notez que les pizzas au four découpées en petites parts sont également très appréciées… il ne faut juste pas les oublier au grill !

L’ambiance

La musique

Pour organiser une fête, la musique dépendra du thème de la soirée et de l’esprit que vous souhaitez insuffler. Si vous n’êtes pas certain de l’orientation que prendra la soirée, vous pouvez décider de faire un petit mix : alliez musiques sur lesquelles on peut danser, et d’autres sur lesquelles il est possible de discuter et échanger avec les autres. La musique instrumentale, dans ces cas-là, peut s’avérer un choix intelligent : jazz, lounge, tribal, dub, musique africaine, celtique, etc.

Les jeux

Dans certaines soirées, mettre à disposition des jeux de société pour organiser une fête peut être une bonne idée, d’autant plus si les invités viennent de différents horizons et ne se connaissent pas, ou peu. Si possible, préférez des jeux dont la partie ne dure pas deux heures. Puissance 4, backgammon, jeu de dames, Pictionnary, puzzles rigolos, le très classique jeu de 52 cartes, etc.

N’oubliez pas le cadeau !

Un cadeau groupé…

Si c’est un anniversaire, un pot de départ, une crémaillère, un anniversaire de mariage… il vous faut un cadeau ! Vous êtes nombreux à assister à la soirée ? Auquel cas, un cadeau groupé est l’occasion de réunir des fonds plus importants, pour l’achat d’un très beau cadeau. Vous le savez peut-être, il existe de nombreux sites de création de cagnottes en ligne, dont vous pouvez ensuite partager l’URL. Vous pouvez suggérer une somme, néanmoins les invités seront libres de participer à hauteur de leurs moyens.

ou un cadeau individuel ?

Faire un cadeau personnel est également un très bon choix. Etant donné que le budget investi sera moins important que dans le cas d’un cadeau groupé, il faut être capable de cibler avec précision les goûts de la personne, pour lui adresser un cadeau sur mesure, qui montrera que vous êtes attentif et la connaissez bien. Evitez si possible les parfums, coffrets beauté, vêtements, boîtes de chocolat, que vous pourriez offrir à n’importe qui. Pourquoi ne pas lui offrir un cadeau qui rappellera les meilleurs moments que vous avez partagés ensemble ? Quelles idées de cadeaux personnalisés : une coque de téléphone personnalisée, un mug magique avec sa photo, un coussin à customiser…

En bonus : prévenez les voisins avant d’organiser une fête

A la dernière soirée que vous aviez organisée chez vous, vous vous étiez bien dit que vous oubliiez de faire quelque chose… mais quoi ?

Résultat : dès 1H du matin, la petite voisine du dessus avait appelé la police pour tapage nocturne (et vous qui pensiez qu’elle était sourde comme un pot…).

Conclusion : politesse et anticipation sont mères de sûreté pour organiser une fête. Avec un petit mot dans l’ascenseur ou dans la cage d’escalier,  vos voisins se montreront toujours plus compréhensifs… et plus tard dans la nuit. Amadoués, ils préfèreront frapper à la porte plutôt que se saisir de leur téléphone pour composer le 17.

Bon plan : sur le mot, n’hésitez pas à ajouter votre petite touche émotionnelle, en citant « les retrouvailles avec mon amie Georgette que vous n’avez pas vue depuis 1995 », ou bien « votre toute dernière soirée avant de quitter cet appartement », (sous-entendu : après celle-là, finies les soirées !) seront toujours du meilleur effet.